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COMUNICARE UN EVENTO: UNA QUESTIONE DI EQUILIBRIO

Alcuni anni fa, Facebook dettava legge in fatto di eventi: effettivamente in pochi usavano il social per promuovere la propria iniziativa, così – lo dico da utente – quando arrivava un invito a un evento ci si faceva caso, si andavano a leggere i dettagli e il click su “parteciperò” era più o meno pensato.
Ora, in una settimana, quanti inviti ci arrivano?! Specialmente per il weekend ognuno di noi è subissato di richieste di partecipazione a vari eventi in città, provincia e non.
Ma allora, Facebook serve ancora?
La mia risposta è sì, ma non solo.

PENSARCI PRIMA

Quando ci si approccia a realizzare un evento musicale, le cose a cui pensare sono davvero molte.
Farsi prendere dal panico non è la migliore delle soluzioni per far fronte ai vari impegni, ma nemmeno andare a braccio.
La comunicazione è un tassello fondamentale per la buona riuscita o meno di un progetto; se si parla di un concerto, un elemento fondamentale è il pubblico, se il pubblico non c’è i musicisti per chi suonano?
Quindi nella programmazione bisogna tenere conto anche del tempo e delle necessità che si avranno per comunicare al meglio l’evento, per evitare di arrivare agli sgoccioli e ridursi a fare un evento su Facebook, lanciandolo a tutti gli effetti nel vuoto.

REALIZZARE UNA TIMELINE

photo: Nathan Dumlao per unsplash.com

Quanto tempo manca al tuo evento?
Quante cose devi fare per realizzarlo?
Cosa va fatto prima e cosa dopo?
Bisogna saper rispondere chiaramente a queste domande prima di imbarcarsi nell’impresa di realizzare un concerto, una stagione o un festival. Si tratta spesso di un lavoro che dura diversi mesi, per questo suggerisco di usare gli strumenti che ci sembrano più adatti per avere tutto ben chiaro in mente: c’è chi lavora meglio su carta, chi invece preferisce usare calendari online [gettonatissimi Google Calendar e Trello], quello che importa è avere un calendario davanti e una to do list ben definita.

E LA COMUNICAZIONE?

A che punto entra in gioco la comunicazione?
Per lanciare un evento bisogna fare il modo che nel pubblico ci sia una certa aspettativa, che non si crea dall’oggi al domani, è giusto quindi partire col giusto anticipo.
Non date per scontato ciò che per voi è ovvio: il dietro le quinte è in realtà estremamente interessante per i non addetti ai lavori, piccoli teaser di ciò che accadrà, dell’atmosfera che si respirerà incuriosiranno il pubblico.

QUELLO CHE SERVE

Bisogna avere le idee chiare su cosa dire e con mezzo dirlo.
Alla base di tutto c’è il target a cui vi rivolgete: chi volete che venga al vostro concerto? Pensate che più probabilmente intercetterete un pubblico di giovanissimi o un pubblico di persone decisamente avanti con l’età? In entrambi i casi, Facebook vi servirà a poco o a niente.
In base ai fruitori che pensate di avere – realisticamente – , muovetevi di conseguenza, online e offline. Già, perché l’offline non è sorpassato, ma va a braccetto con la comunicazione online.

La cosa fondamentale è avere un calendario editoriale: dovete sapere con il giusto anticipo cosa sarà pubblicato su ogni canale che utilizzerete, giorno per giorno. Il calendario può essere flessibile e variare a seconda di possibili imprevisti [molto probabili nella progettazione di un evento], ma sarà comunque la vostra guida, l’ancora di salvezza a cui guardare nei momenti di smarrimento e non solo: è bene controllare il calendario a cadenza regolare per capire che riscontro sta avendo la comunicazione.

Serve materiale: testi, video, immagini. Non sempre è facile produrne, ma è bene anche in questo caso mettere le mani avanti.
Se state realizzando una serie di eventi musicali, sicuramente le foto e i video delle prime serate saranno molto utili per mantenere alta l’attenzione e promuovere anche le successive, ma non si potrà fare altrettanto per il concerto d’apertura. Come fare? Utilizzando altro materiale, come ad esempio le foto delle prove, brevi video (anche molto informali) dei musicisti, testimonianze dei professionisti coinvolti o  immagini della location.

Quello che conta è raccontare ciò che al vostro pubblico può davvero interessare, non ciò che interesserebbe a voi. Per quanto siate specialisti del vostro strumento o di un determinato repertorio, ricordate che solo in rari casi coloro che verranno ad ascoltare i concerti che organizzerete saranno altrettanto preparati, quindi cercate di adottare un linguaggio adatto a loro.
Parlare in modo semplice non significa sminuire, ma solo rendere fruibile a più persone ciò che invece altrimenti sarebbe di pochi e quindi triste come una sala da concerto completamente vuota.

Se hai un festival o un evento musicale in programma e hai bisogno di gestire la comunicazione online, dai social alle mai, dai un’occhiata al mio servizio FUNK nella pagina “come lavoro” del sito: posso aiutarti a realizzare una strategia di comunicazione che passi dalla teoria alla pratica.
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