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l’accoglienza negli eventi: una questione da non sottovalutare

Settembre è certamente il mese che aspetto con più ansia.
Da bambina non vedevo l’ora che arrivasse: per me l’estate si è sempre chiusa dopo il mio compleanno (il 17 agosto) e da lì era tutto un profumo d’anno nuovo che s’avvicinava, i quaderni da preparare, i libri da ricoprire – fino alla fine delle elementari perché da lì in poi si diventava grandi e si aveva il diritto di portarli a scuola nudi e crudi, chissà perché – la conta dei pennarelli per capire quali sostituire, le ore passate a temperare i pastelli. Tornare a scuola fino a prima di iniziare le scuole superiori mi è sempre piaciuto.
Poi ci sono stati quei cinque anni di disagio, di pentimento per la scelta sbagliata e di rincorsa verso il cambiamento.
Personalmente, l’università è stata una boccata d’aria fresca e anche se lì settembre è diventato poi ottobre o novembre [l’anno accademico e le sue stranezze!], il nono mese dell’anno è sempre stato per me quello della ripartenza, il simbolo di un nuovo inizio.

L’autunno, con i suoi colori caldi, si prepara ad arrivare, timidamente cambiano le tonalità dei campi e cadono le prime foglie, è una stagione che sarà fredda, ma che contemporaneamente è calda e accogliente.
Questo senso di accoglienza, di sentirsi a casa, vive d’autunno più che mai.

Sentirsi accolti è meraviglioso ed estremamente importante, non solo una volta rientrati a casa tra le braccia di chi amiamo, ma anche in occasioni più formali e lavorative.
Ora, come ben sapete io non lavoro in banca, non faccio il dentista o non lavoro in un ufficio postale, anzi spesso mi ritrovo a lavorare in giro, e nel mio ufficio in casa entrano solo Matteo e i gatti.
Il mio è un lavoro particolare, dove l’importanza dell’accoglienza è fondamentale [anche se credo sarebbe bellissimo sentirsi “a casa” anche in banca, dal dentista o alle poste].

COSA C’ENTRA L’ACCOGLIENZA CON LA MUSICA?

Nella mia mission dico che faccio da tramite tra chi la musica la fa e chi l’ascolta, creando situazioni in cui il suono si lasci raccontare.
Queste situazioni possono essere molto differenti tra loro, ma ho imparato che per avvicinarsi al pubblico è fondamentale farlo sentire accolto, farlo stare a suo agio, fargli percepire di essere nel posto giusto.

Spesso succede – a maggior ragione perché mi occupo principalmente di musica contemporanea – che chi viene ad ascoltare i concerti o le presentazioni/conferenze non sappia bene cos’aspettarsi; in questo non c’è nulla di male [anzi, voi che venite senza sapere nulla di ciò che ascolterete siete il mio pubblico preferito!] ma è naturale che si crei un po’ di imbarazzo iniziale.
Le domande – e lo so perché adoro ascoltare i mormorii della gente fuori dai teatri – sono più o meno sempre le stesse, di questo genere “ma durerà molto?”, “e se poi non mi piace?”, “è gratis (/costa poco) proviamo, chissà!”, “ma che gente ci sarà?! Sarò vestita in modo adatto?” eccetera.
Sì, non si tratta quasi mai di questioni di contenuto, per questo è possibile con pochi accorgimenti cercare di creare un ambiente accogliente per chiunque voglia avvicinarsi a un appuntamento musicale.

QUALCHE PICCOLO ACCORGIMENTO (E ALCUNI CONSIGLI)

 

  • APPROFITTA DELL’OPPORTUNITA’ DELLA PROMOZIONE ONLINE

Ora come ora, abbiamo l’opportunità di usare internet per promuovere qualsiasi evento, non solo sul nostro sito ma anche su Facebook e magari con una newsletter.
Impiegare il giusto tempo per spiegare in maniera chiara e comprensibile come sarà l’evento è un primo passo per avvicinarsi al pubblico. Perché rimanere sul vago quando si può invece fare il modo che tutti abbiano le idee chiare?
Questo vale ovviamente non solo per eventi musicali!
Mettiamoci nei panni dei fruitori, a tutti noi per altro sarà capitato di essere dalla parte del pubblico: non ci farebbe sentire più a nostro agio sapere a cosa stiamo andando incontro?

 

  • C’E’ CHI CAPITA LI’ PER CASO, INVOGLIALO A ENTRARE

Non vi sto dicendo di trasformarvi in stalker inseguendo la gente in strada, ma una comunicazione efficace all’ingresso del vostro evento è estremamente funzionale. So che sembra banale, ma spesso non ci si pensa.
L’entrata della sala è ben visibile?
Il biglietto ha un costo? Di quanto? Ci sono degli sconti o delle convenzioni?
Tutte domande che chiunque si pone di fronte a una proposta culturale, allora perché non fare il modo di sanare questi dubbi senza dover mettere il pubblico nella posizione di dover chiedere?
Capita molte volte, specialmente ai ragazzi giovani che per le prime volte provano ad approcciarsi ad esempio a un’esperienza in teatro, di non avere il coraggio di entrare e chiedere.
Ora pensando a questa situazione mi viene da sorridere, ma anni fa anche io mi sono trovata nella stessa situazione.
Basta poco per facilitare il tutto: un buon progetto grafico, chiaro e distintivo che risponda in pochi punti alle domande fondamentali da esporre all’entrata dell’evento – se possibile proprio fuori dalla porta! – è un ottimo modo di aiutare le persone a fare un passo in avanti!

 

  • L’INGRESSO NON DEVE MAI ESSERE VUOTO

Spesso si sottovaluta l’importanza di chi sta all’entrata di una sala.
A me è capitato alcune volte di trovarmi in ingressi vuoti, accomunati dalla presenza di un tavolo con materiale informativo più o meno inerente alla serata in questione.
Peggio ancora – ma anche questo non è raro – è vedere persone disinteressate, chiaramente distratte e per niente propense a interagire con il pubblico.
Vi piacerebbe entrare in un bar e non riuscire a parlare con il barista perché è impegnato a messaggiare? Credo di no.
Amate particolarmente, negli uffici pubblici (dico così, perché purtroppo spesso capita) non riuscire a capire dove andare e non trovare nessuno a cui chiedere? Penso proprio che vagare a vuoto non sia la vostra passione principale.

È estremamente importante che all’ingresso della sala ci sia almeno una persona (meglio due, perché si spera sempre che ci sia molto da fare!) che saluti cortesemente il pubblico, gli fornisca eventuale materiale informativo e risponda a qualsiasi domanda sulla serata. Chi entrerà in sala, così, si sentirà ascoltato e si troverà a suo agio in un ambiente attento a lui e alle sue esigenze.

Questo consiglio è valido per qualunque tipo di target: non solo in ambienti formali, ma anche in eventi più giovanili o, a maggior ragione, pensati per un target eterogeneo, la buona educazione non passa mai di moda! Non si tratta di essere formali o di sembrare vecchie zie appena uscite dall’armadio dall’odore di naftalina, ma di aprire la porta di casa a degli invitati: la sala di un evento diventa proprio questo, una casa per il pubblico, per tutta la durata dello spettacolo, allora è bene che questa casa sia accogliente.

 

E voi, quali accorgimenti adottate per rendere accogliente il vostro evento?
Oppure c’è qualcosa in particolare che vi fa sentire a casa quando andate ad uno spettacolo?

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